Com essa funcionalidade, é possível automatizar movimentações, atualizar responsáveis, controlar prazos, criar subtarefas e padronizar processos internos.
Como acessar o Fluxo de Automação
Você pode acessar de duas formas:
Menu >> Relacionar >> Fluxo de Automação
ou
Digite Fluxo de Automação no campo Encontrar serviços.
Como acessar a função Tarefas
Você pode acessar as tarefas de três formas:
Pelo ícone verde (✔) no canto superior direito da plataforma
Digitando Tarefas no campo Encontrar serviços
Gatilhos disponíveis para Tarefas
Os gatilhos definem quando o fluxo será iniciado.
A etapa da tarefa for atualizada
Dispara quando a tarefa é movida para outro estágio ou quadro.
Um dado da tarefa for atualizado
Dispara quando qualquer informação da tarefa for alterada (responsável, prazo, tipo, descrição, entre outros).
Condições disponíveis
As condições permitem que o fluxo seja executado apenas se determinadas regras forem atendidas.
Você pode utilizar:
O valor do campo da tarefa é
O responsável da tarefa é
Os participantes da tarefa são
Os observadores da tarefa são
O tempo de vida da tarefa é
O tempo da tarefa na etapa atual é
Valor do Campo disponíveis
Ações disponíveis
Após definir gatilho e condições, você pode configurar as seguintes ações:
Cria automaticamente uma nova tarefa.
Finalizar tarefa
Marca a tarefa como concluída.
Atualizar prazo da tarefa
Altera automaticamente a data de vencimento.
Adicionar comentário à tarefa
Inclui uma observação automática na tarefa.
Atualizar descrição da tarefa
Edita a descrição da tarefa.
Alterar estágio/quadro da tarefa
Move a tarefa para outra etapa.
Alterar tipo da tarefa
Modifica o tipo da tarefa.
Alterar responsável da tarefa
Redefine o usuário responsável.
Alterar participantes da tarefa
Adiciona ou remove participantes.
Criar subtarefa
Cria uma subtarefa vinculada à tarefa principal.
Exemplos práticos de automação
Exemplo 1 – Controle de SLA
Gatilho: Um dado da tarefa for atualizado
Condição: O tempo da tarefa na etapa atual é maior que 2 dias
Ação:
Alterar responsável para gestor
Exemplo 2 – Movimentação para Concluído
Gatilho: A etapa da tarefa for atualizada
Condição: A tarefa está na etapa "Concluído"
Ação:
Criar subtarefa de acompanhamento
Exemplo 3 – Ajuste automático de prazo
Gatilho: A etapa da tarefa for atualizada
Condição: O tipo da tarefa é "Comercial"
Ação:
Atualizar prazo da tarefa (+2 dias)
Adicionar comentário automático
Utilize condições para evitar execuções desnecessárias
Sempre defina responsável nas tarefas criadas automaticamente
Padronize nomes de tarefas e tipos
Teste o fluxo antes de aplicar em larga escala
Evite criar múltiplos fluxos com a mesma finalidade
